Modell der geteilten Verantwortung

Dieses Modell der geteilten Verantwortung stellt sicher, dass Notion und seine Kunden zusammenarbeiten, um ein sicheres und effektives Workspace-Erlebnis zu schaffen.

Bitte beziehe dich für definierte Begriffe auf die MSA und DPA von Notion.

Notion ist ein einziger Raum, in dem du denken, schreiben und planen kannst. Als All-in-One-Lösung, mit der du deine eigenen Tools entwickeln und so deine beste Arbeit leisten kannst, vertraust du Notion sowohl berufliche als auch persönliche Informationen an – und durch Integrationen und Konnektoren und KI-Funktionen auch den Zugriff auf Informationen, die in anderen Systemen gespeichert sind.

Ein Modell der geteilten Verantwortung (Shared Responsibilities Model, SRM) ist ein Rahmenwerk, das die Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen einem Dienstanbieter und seinen Nutzer/-innen darstellt. Es legt klar fest, welche Sicherheits- und Betriebsaufgaben von welcher Partei übernommen werden.

Dieses Dokument beschreibt die Verantwortlichkeiten, die sich Notion und seine Kunden bei der Sicherung und Instandhaltung der Sicherheit von Notion-Systemen, Konten und Workspaces teilen.

Das Notion-SRM schafft sowohl für Notion als auch für seine Kunden Klarheit darüber, welche Partei für bestimmte Prozesse, Abläufe oder Kontrollen verantwortlich ist. Dies ermöglicht es Notion, sich auf die Bereiche zu konzentrieren und die Verantwortung für diese zu übernehmen, in denen wir die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Notion-Systeme am besten schützen können, während gleichzeitig identifiziert wird, wo Kunden besser in der Lage sind, ihre eigenen Konten, Workspaces und Kundendaten zu sichern. Insgesamt verbessert dies die Sicherheit und Effizienz beim Schutz von Notion-Systemen und -Konten.

Das SRM fördert zudem die Transparenz bei der Bereitstellung der Notion-Dienste. Es gibt Kunden die Informationen an die Hand, die sie benötigen, um Notion im Rahmen ihrer eigenen Risiko- und Qualitätssicherungsprozesse zu bewerten, und unterstützt sowohl Notion als auch seine Kunden bei der Erfüllung ihrer jeweiligen Verpflichtungen gemäß geltenden lokalen, regionalen, nationalen und internationalen Vorschriften.

Kurz gesagt: Notion ist für den Aufbau, den Betrieb und den Schutz der Architektur des Notion-Dienstes verantwortlich. Kunden sind dafür verantwortlich, wie sie diesen Dienst konfigurieren und nutzen, einschließlich des Schutzes ihrer Anmeldeinformationen, der Verwaltung der Zugriffsrechte auf ihre Workspaces und Kundendaten sowie der Einhaltung der Inhalts- & Nutzungsrichtlinie und anderer relevanter Bedingungen.

Einige der in diesem Dokument beschriebenen Verantwortlichkeiten können nur von Nutzer/-innen mit erweiterten Berechtigungen in einem Workspace oder einer Organisation wahrgenommen werden. Es liegt in der Verantwortung der Nutzer/-innen, diese Berechtigungen angemessen zuzuweisen.

Die zur Erfüllung einer bestimmten Verantwortung verfügbaren Tools variieren je nach Abo. Wenn eine Funktion auf bestimmte Abo-Pläne beschränkt ist, bleiben Kunden in Abos, die diese Funktion nicht beinhalten, für das zugrunde liegende Ergebnis verantwortlich und sollten alternative Kontrollen in Betracht ziehen.

Notion stellt die Authentifizierungsmethoden und administrativen Kontrollen bereit, die regeln, wie sich Personen bei Notion anmelden und wie der Workspace-Zugriff gewährt und entzogen wird. Kunden sind dafür verantwortlich, die für ihre Organisation geeigneten Kontrollen auszuwählen und zu konfigurieren sowie die für den Zugriff auf ihre Konten verwendeten Anmeldeinformationen zu schützen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Bereitstellung und Betrieb von Authentifizierungsmethoden, einschließlich E-Mail und Passwort, Google- und Apple-Anmeldung sowie SAML 2.0 Single Sign-On für Workspaces in den Business- und Enterprise-Plänen.

• Stellen Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Konten bereit, die sich mit einem Passwort anmelden, unter Verwendung einer Authentifikator-App oder eines Codes per Textnachricht.

• Stellen Sie SCIM-APIs bereit, die es Enterprise-Organisationen ermöglichen, das Erstellen, Aktualisieren und Entfernen von Benutzer/-innen aus ihrem Identitätsanbieter zu automatisieren.

• Stellen Sie administrative Kontrollen bereit, die die Sitzungsdauer, erzwungene Abmeldung, Passwortzurücksetzung, Kontosuspendierung und Domain-Verifizierung regeln.

• Verlangen Sie einen verifizierten Nachweis des Domain-Besitzes, bevor eine Domain verwendet werden kann, um zu steuern, wie sich ihre Benutzerbasis bei Notion anmeldet.

• Widerrufen Sie den Zugriff eines Benutzers auf Kundendaten, wenn dieser Benutzer aus dem Workspace entfernt wird. Stellen Sie Kontrollen bereit, die es einer Organisation ermöglichen, Sitzungen zu beenden und Anmeldeinformationen für ihre verwalteten Nutzer/-innen zurückzusetzen.

• Wahren Sie Least-Privilege-Zugriffskontrollen in der eigenen Infrastruktur von Notion und verlangen Sie, dass Notion-Mitarbeiter und Auftragnehmer an Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden sind.

• Greifen Sie nur zu Support-Zwecken auf Kundendaten zu, wenn ein Benutzer oder Workspace-Besitzer/-in seine Zustimmung erteilt hat, und lassen Sie diese Zustimmung nach einem definierten Zeitraum automatisch ablaufen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Schützen Sie Anmeldeinformationen, verwenden Sie starke und eindeutige Passwörter und vermeiden Sie die Wiederverwendung bei anderen Diensten.

• Pflegen Sie individuelle Konten anstelle von gemeinsam genutzten Konten und geben Sie keine Anmeldeinformationen weiter.

• Verwenden Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Konten, die sich mit einem Passwort anmelden.

• Aktualisieren Sie Anmeldeinformationen gemäß der internen Richtlinie und umgehend, wenn eine externe Verletzung der Anmeldeinformationen festgestellt wird.

• Wählen und konfigurieren Sie die für die Organisation geeigneten Authentifizierungsmethoden, einschließlich der Frage, ob Single Sign-on erzwungen wird.

• Stellen Sie sicher, dass der Workspace-Zugriff auf die vorgesehenen Benutzer/-innen beschränkt ist und dass der Zugriff umgehend entfernt wird, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder die Rolle wechselt. Die automatisierte Deprovisionierung erfordert SCIM; wenn dies nicht verwendet wird, ist das Entfernen ein manueller Prozess.

• Legen Sie die Sitzungsdauer gemäß der internen Richtlinie fest und pflegen Sie ein Wiederherstellungsverfahren für den Fall eines Zugriffsverlusts auf den Identitätsanbieter.

• Kontrollieren Sie, ob der Notion-Support Zugriff auf ein Konto oder einen Workspace hat, und widerrufen Sie diesen Zugriff, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Notion bietet das Berechtigungsmodell, das bestimmt, was ein authentifizierter Benutzer sehen und tun kann, zusammen mit administrativen Kontrollen, die die Grenzen für die Freigabe festlegen. Kunden sind dafür verantwortlich zu entscheiden, wie dieses Modell auf ihre Kundendaten angewendet wird, und den daraus resultierenden Zugriff zu überprüfen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Stellen Sie ein Berechtigungsmodell bereit, das auf Workspace-, Teamspace-, Seiten- und Datenbankebene arbeitet, einschließlich Berechtigungsgruppen, und setzen Sie es konsistent im gesamten Produkt durch.

• Stellen Sie unterschiedliche Zugriffe für Mitglieder und Gäste bereit, sodass externen Mitarbeitende der Zugriff auf bestimmte Kundendaten gewährt werden kann, anstatt auf einen gesamten Workspace.

• Stellen Sie administrative Kontrollen bereit, die es einer Organisation ermöglichen, die öffentliche Seitenfreigabe, den Gastzugriff, den Export sowie das Verschieben oder Duplizieren von Seiten in andere Workspaces einzuschränken.

• Stellen Sie Kontrollen bereit, die regeln, wer Kundendaten im Web veröffentlichen darf, einschließlich Notion Sites / Notion-Websites, Formulare und öffentlichen Links.

• Stellen Sie Transparenz-Tools bereit, die es einer Organisation ermöglichen, zu identifizieren, wer Zugriff auf eine Seite hat, welche Seiten extern geteilt oder im Web veröffentlicht wurden, und diese Berechtigungen zu ändern.

• Respektieren Sie konfigurierte Workspace-Berechtigungen bei der Bereitstellung von KI- und Suchfunktionen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Bestimmen Sie das angemessene Zugriffsniveau für Kundendaten und wenden Sie Berechtigungen entsprechend an.

• Entscheiden Sie, ob externe Zusammenarbeit und öffentliche Veröffentlichung zulässig sind, und konfigurieren Sie die verfügbaren Kontrollen, um diese Entscheidung widerzuspiegeln.

• Verstehen Sie, wie Zugriff vererbt wird. Zugriff, der einer Seite gewährt wird, erstreckt sich standardmäßig auf die darin verschachtelten Seiten, und Zugriff, der über mehrere Wege gewährt wird, wird auf das höchste gewährte Niveau aufgelöst.

• Überprüfen Sie den Zugriff regelmäßig, einschließlich Workspace-Mitgliedern, Gästen, Berechtigungsgruppen, extern geteilten Kundendaten und im Web veröffentlichten Kundendaten.

• Entziehen Sie den Zugriff auf Kundendaten, wenn die Beteiligung eines Mitarbeitenden endet, einschließlich Gästen und externen Mitarbeitenden, deren Zugriff nicht über den Identitätsanbieter der Organisation verwaltet wird.

• Stellen Sie sicher, dass im Web veröffentlichte Kundendaten für ein öffentliches Publikum bestimmt sind, und konfigurieren Sie Optionen wie die Suchmaschinen-Indexierung entsprechend.

• Übertragen Sie Kundendaten, die Privat von einem Benutzer gehalten werden, bevor dieser Benutzer ausscheidet, oder innerhalb des begrenzten Zeitfensters, in dem eine Übertragung möglich bleibt. Nach diesem Zeitfenster sind Privat-Kundendaten im Allgemeinen nicht wiederherstellbar, und Übertragungs-Tools sind nur im Enterprise Plan verfügbar.

Notion speichert und verarbeitet Kundendaten im Auftrag seiner Kunden und schützt sie bei der Übertragung und im Ruhezustand. Kunden bestimmen, welche Daten in Notion abgelegt werden, wie lange sie aufbewahrt werden und welche rechtlichen Verpflichtungen damit verbunden sind.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Verarbeiten Sie Kundendaten in Übereinstimmung mit dem Abo-Rahmenvertrag, dem Data Processing Addendum und dem geltenden Datenschutzrecht.

• Verschlüsseln Sie Kundendaten im Ruhezustand unter Verwendung von AES-256 oder einem branchenüblichen Algorithmus, der eine gleichwertige oder stärkere Sicherheit bietet, einschließlich in Cloud-Speichern, Datenbanktabellen und Backups, und verschlüsseln Sie Daten bei der Übertragung unter Verwendung von TLS 1.2 oder höher.

• Führen und veröffentlichen Sie eine aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter.

• Bieten Sie Datenresidenz für definierte Kategorien von Kundendaten an, die es berechtigten Organisationen ermöglicht, die Region auszuwählen, in der diese Daten im Ruhezustand gespeichert werden.

• Sehen Sie davon ab, Kundendaten zum Trainieren der Machine-Learning-Modelle von Notion zu verwenden, und untersagen Sie KI-Auftragsverarbeitern vertraglich, dies ohne ausdrückliche Zustimmung des Kunden zu tun.

• Stellen Sie Funktionen bereit, die es Kunden ermöglichen, ihre Kundendaten zu exportieren, aufzubewahren und zu löschen, und löschen Sie Kundendaten am Ende des Vertrags in Übereinstimmung mit der Vereinbarung.

• Schließe ein Data Processing Addendum ab und – falls erforderlich – eine Geschäftspartnervereinbarung mit Kunden ab, die eine benötigen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Bestimmen Sie, welche Daten angemessen in Notion gespeichert werden können, und stellen Sie sicher, dass regulierte Daten nur dort gespeichert werden, wo die notwendigen Vereinbarungen und Konfigurationen vorhanden sind.

• Etabliere und wende Aufbewahrungspraktiken an und lösche Kundendaten, die nicht mehr benötigt werden.

• Konfiguriere die im Produkt verfügbaren Einstellungen zur Aufbewahrung und Löschung so, dass sie interne Richtlinien widerspiegeln.

• Übermittle vollständige und genaue Kontodaten und korrigiere sie umgehend, wenn Fehler auftreten.

• Erfülle die Verpflichtungen für die in einem Workspace gespeicherten personenbezogenen Daten, dazu zählen das Bereitstellen von Datenschutzinformationen, das Festlegen einer Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und das zeitnahe Reagieren auf Anfragen betroffener Personen bezüglich Kundendaten.

• Bestimme, ob eine spezifische Datenresidenzregion erforderlich ist, fordere sie bei Bedarf an und kläre, welche Datenkategorien sowie welche Notion-Produkte außerhalb dieses Geltungsbereichs liegen.

• Überprüfe die Liste der Auftragsverarbeiter

Notion betreibt die Infrastruktur, die den Dienst verfügbar hält, und unterhält Backups dieser Infrastruktur zum Zweck der Wiederherstellung des Dienstes. Kunden sind dafür verantwortlich, ihre eigenen Kundendaten mithilfe der von Notion bereitgestellten Tools wiederherzustellen und eine unabhängige Kopie dieser Kundendaten aufzubewahren, sofern ihre eigenen Verpflichtungen dies erfordern.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Betreibe den Notion-Dienst gemäß den in den Service-Level-Bedingungen festgelegten Verfügbarkeitszusagen und nutze dabei redundante Infrastruktur in mehreren Verfügbarkeitszonen.

• Veröffentliche den Betriebsstatus des Dienstes.

• Halte automatisierte, verschlüsselte und überwachte Backups von Kundendaten aufrecht.

• Speichere Backups gemäß der veröffentlichten Backup-Region-Zuordnung von Notion für die ausgewählte Datenresidenzregion; die Datenresidenz gilt nur für die definierten Kategorien von Kundendaten.

• Pflege und teste regelmäßig Notfallwiederherstellungs- und Geschäftskontinuitätspläne.

• Stelle Wiederherstellungstools im Produkt bereit – dazu gehören Papierkorb und Versionsverlauf –, damit Kunden ihre Kundendaten selbst wiederherstellen können.

• Stelle eine Exportfunktion bereit, mit der Kunden eine Kopie ihrer Kundendaten erhalten.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Stelle einzelne Seiten und Kundendaten mithilfe von Papierkorb und Versionsverlauf innerhalb der für deinen Plan geltenden Aufbewahrungsfristen wieder her.

• Konfiguriere die Einstellungen zur Datenspeicherung von Kundendaten – sofern verfügbar – so, dass sie interne Richtlinien widerspiegeln.

• Bewahre eine unabhängige Kopie von Kundendaten auf, wenn interne Richtlinien, vertragliche Verpflichtungen oder Vorschriften eine Aufbewahrung über das Produkt hinaus verlangen oder eine Kopie außerhalb von Notion erforderlich ist.

• Erstelle Exporte in einem für diese Anforderungen angemessenen Zeitplan und überprüfe ihre Vollständigkeit. Kundendaten, auf die das exportierende Konto keinen Zugriff hat, werden nicht in den Export aufgenommen.

• Rufe Exporte innerhalb des Zeitraums ab, in dem der /link zum Herunterladen gültig ist.

• Plane für die Möglichkeit einer Dienstunverfügbarkeit als Teil deiner eigenen Geschäftskontinuitätsvereinbarungen.

Was Notion-Backups sind und was nicht

Notion-Backups existieren, um den Notion-Dienst wiederherzustellen. Sie sind kein für Kunden zugänglicher Wiederherstellungspunkt und können nicht verwendet werden, um einen Workspace auf seinen Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückzusetzen. Die Wiederherstellung einzelner Kundendaten wird von Kunden über den Papierkorb und den Versionsverlauf durchgeführt. Sobald Kundendaten die geltenden Papierkorb- und Aufbewahrungsfristen überschritten haben, werden sie gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Kunden sollten sich nicht auf den Support als Aufbewahrungsmechanismus verlassen.

Ein Exportieren erstellt eine tragbare Kopie der Kundendaten in Formaten wie HTML, Markdown, CSV oder PDF, abhängig vom Exporttyp und Plan. Es handelt sich nicht um ein vollständiges Workspace-Backup: Das Importieren exportierter Kundendaten stellt die ursprünglichen Berechtigungen, Einstellungen oder die vollständige Konfiguration des Workspaces nicht wieder her und kann eine manuelle Umstrukturierung erfordern.

Du bist dafür verantwortlich, die Aufzeichnungen zu überprüfen, sie bei Bedarf aufzubewahren und entsprechend zu handeln.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Zeichne sicherheitsrelevante Ereignisse in den Workspaces einer Organisation auf – dazu gehören Angaben zum Akteur, zur Aktion, zur Zeit und, sofern verfügbar, zur IP-Adresse.

• Bewahre den Audit‑Log innerhalb des Produkts für einen definierten Zeitraum auf und stelle Export- sowie Streaming‑Mechanismen bereit, damit Kunden ihn länger aufbewahren können.

• Stelle eine Möglichkeit bereit, mit der du Ereignisse in Echtzeit an deine eigene Sicherheitsüberwachungsplattform streamen kannst, und unterstütze Verbindungen zu Tools zur Verhinderung von Datenverlust.

• Überwache die eigene Infrastruktur, Netzwerke und Systeme von Notion auf böswillige Aktivitäten und führe das interne Protokoll dieser Systeme.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Überprüfe den Audit‑Log, untersuche Aktivitäten, die unerwartet oder unbefugt erscheinen, und reagiere darauf.

• Bewahre Protokolldaten für den Zeitraum auf, der durch deine internen Richtlinien oder Vorschriften vorgegeben ist, indem du Ereignisse exportierst oder streamst, bevor sie aus dem Aufbewahrungszeitraum herausfallen.

• Konfiguriere die Überwachung, Alarmierung sowie alle Sicherheits- oder Compliance‑Verbindungen in deiner Umgebung und stelle sicher, dass diese Integrationen betriebsbereit bleiben.

• Lege fest, was im Kontext der Organisation als verdächtige Aktivität gilt, und bestimme, wer dafür verantwortlich ist, sie zu überprüfen.

• Melde verdächtige Aktivitäten an Notion, wenn sie auf eine Kompromittierung des Dienstes hindeuten könnten.

Was das Audit-Log abdeckt und was nicht

Das Audit-Log zeichnet Ereignisse auf. Protokolleinträge und gestreamte Payloads beschreiben, welche Aktionen von wem durchgeführt wurden; sie enthalten keine Kundendaten von Seiten.

Die Aufzeichnung des Audit-Logs beginnt, sobald eine Organisation für die Funktion berechtigt ist. Aktivität, die zuvor stattgefunden hat, ist nicht retrospektiv verfügbar.

Notion entwickelt, betreibt und wartet den Notion Service sowie die Infrastruktur, auf der er läuft, einschließlich der Sicherung und des Patchings dieser Infrastruktur. Kunden sind für die Umgebungen verantwortlich, von denen aus sie auf Notion zugreifen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Entwicklung, Testen, Patching und Wartung der Notion-Anwendung und der sie unterstützenden Infrastruktur. Alle Updates für den Service werden von Notion angewendet und erfordern keine Aktion seitens der Kunden.

• Führe Bedrohungsmodellierungen und sichere Design‑Reviews für neue Releases durch und mache Code‑Audits, Code‑Reviews sowie Sicherheitsscans der Codebasis.

• Beauftrage jährlich unabhängige Penetrationstests.

• Implementiere und verwalte die Netzwerksicherheit in den Systemen von Notion.

• Überwache die Infrastruktur, Netzwerke und Assets von Notion auf böswillige Aktivitäten.

• Betreibe ein öffentliches Programm zur Offenlegung von Schwachstellen und beauftrage unabhängige Penetrationstests.

• Sichere Notions eigene Unternehmenssysteme und Mitarbeitergeräte ab – dazu zählen auch die Verschlüsselung im Ruhezustand, Endpunkterkennung und -reaktion sowie eine zentrale Geräteverwaltung.

• Veröffentliche Notion‑Client‑Anwendungen und stelle Updates für diese bereit.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Halte deine unterstützten und angemessen gepatchten Endpunktumgebungen, inklusive Webbrowser, instand und sorge dafür, dass keine Kontrollen Notion‑Client‑Updates verhindern.

• Sichere die Geräte und Netzwerke, die du für den Zugriff auf Notion nutzt, gemäß deinen eigenen Endpunktsicherheitsstandards ab.

• Wenn Notion-Client-Updates zentral verwaltet werden, wird sichergestellt, dass Alle Updates weiterhin zeitnah angewendet werden. Das Aufschieben oder Deaktivieren automatischer Updates überträgt die Verantwortung für das zeitnahe Patchen des Clients auf den Nutzer.

• Sicherstellen, dass Installationskonfigurationen Nutzer nicht daran hindern, Alle Updates zu erhalten.

• Melde vermutete Schwachstellen im Notion-Dienst an Notion, anstatt sie auszunutzen oder öffentlich offenzulegen.

Wo die Grenze verläuft

Notion patcht den Notion-Dienst. Nutzer wenden keine Patches auf Notion an, und für serverseitige Updates ist keine Aktion erforderlich.

Anwendungen sind unterschiedlich. Notion veröffentlicht Alle Updates, aber ob ein bestimmtes Gerät diese erhält, hängt davon ab, wie dieses Gerät konfiguriert und verwaltet wird. Wenn eine Organisation das Installations- oder Update-Verhalten verwaltet, liegt es in der Verantwortung der Organisation, Anwendungen auf dem neuesten Stand zu halten.

Notion stellt eine API, eine Integrationsplattform und KI-Funktionen bereit, die auf Kundendaten zugreifen und verbundene Systeme erreichen können. Du bist dafür verantwortlich zu entscheiden, welche davon aktiviert werden, welchen Zugriff du gewährst und wie sie verwaltet werden.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Bereitstellung und Wartung der Notion-API, der Integrationsplattform, der Verbindungen und der KI-Funktionen.

• Respektiere die Benutzerberechtigungen in Notion-KI, Notion Agent und KI-Konnektoren. Custom Agent verwenden ihre eigenen explizit erteilten Berechtigungen, die sich von denen der Person unterscheiden können, die mit dem Agent interagiert.

• Bereitstellung administrativer Kontrollen, die regeln, welche Integrationen und externen KI-Tools installiert werden dürfen, welche Agenten erstellt werden können und ob KI-Funktionen aktiviert sind.

• Stelle Steuerelemente bereit, um die KI-Websuche zu aktivieren oder zu deaktivieren, und fordere vor externen Webanfragen eine Bestätigung an.

• Halte Verteidigungsmaßnahmen aufrecht, die darauf abzielen, das Risiko von Prompt-Injection zu erkennen und zu verringern. Dazu gehören die Erkennung versteckter Anweisungen in Inhalten Dritter und hochgeladener /dateien, Beschränkungen bei der /link-Handhabung sowie zusätzliche Prüfungen, wenn Agenten autonom agieren.

• Verzichte darauf, Kundendaten zum Trainieren der Modelle von Notion zu verwenden, und untersage vertraglich, dass KI-Auftragsverarbeiter dies ohne ausdrückliche Zustimmung des Kunden tun.

• Aktivitäten von Integrationen, Verbindungen, Agenten und externen KI-Tools im Audit-Log aufzeichnen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Entscheide, welche Integrationen, Verbindungen, KI-Funktionen und Agenten für deine Organisation angemessen sind, und konfiguriere die verfügbaren Steuerelemente entsprechend.

• Überprüfe den durch eine Integration oder Verbindung angeforderten Zugriff und die zugehörigen Funktionen, bevor du sie autorisierst, und stelle sicher, dass der Drittanbieterdienst deinen eigenen Anbieteranforderungen entspricht.

• Verwalte interne Integrationstoken, beschränke ihre Verteilung, rotiere sie und widerrufe jene, die nicht mehr benötigt werden.

• Steuere die Erstellung und Konfiguration von Agenten, einschließlich dessen, auf welche Kundendaten und verbundenen Tools jeder Agent Zugriff hat, und überprüfe diesen Zugriff regelmäßig.

• Stelle sicher, dass die Agentenberechtigungen angemessen festgelegt sind.

• Lege fest, ob datenspeichernde Modelle für Funktionen aktiviert werden dürfen, die sie erfordern.

• Stelle sicher, dass Kundendaten, die Notion über verbundene Systeme zur Verfügung gestellt werden, für den vorgesehenen Zweck geeignet sind und dass der dort gewährte Zugriff korrekt definiert ist.

• Weise die Nutzer darauf hin, dass Kundendaten, die außerhalb des Workspace stammen – etwa Webseiten und hochgeladene /dateien – versuchen könnten, das KI-Verhalten zu beeinflussen.

Verstehen, was du über verbundene Daten wissen solltest

Der durch eine Verbindung gewährte Zugriff ist nur so eingeschränkt wie die im verbundenen System erteilten Berechtigungen. Notion setzt die vom verbundenen System gemeldeten Berechtigungen durch, korrigiert jedoch keine zu weit gefassten Berechtigungen des Quellesystems.

Berechtigungsänderungen in verbundenen Systemen werden in Notion nach einem Synchronisierungsintervall und nicht sofort übernommen, und neu hinzugefügte oder gelöschte Kundendaten benötigen möglicherweise Zeit, um zu erscheinen oder nicht mehr verfügbar zu sein.

Notion trägt die Verantwortung für die Sicherheit des Notion-Dienstes und benachrichtigt dich, wenn ein Vorfall deine Kundendaten betrifft. Du bist dafür verantwortlich, wie du auf Vorfälle reagierst, die deine eigenen Konten, Workspaces und Kundendaten betreffen, einschließlich aller erforderlichen Benachrichtigungen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Pflege einen dokumentierten Vorfallsreaktionsplan und teste ihn regelmäßig.

• Erkenne, triagiere, untersuche, dämme ein und behebe Sicherheitsvorfälle, die die Notion-Systeme sowie die dort gespeicherten Kundendaten betreffen.

• Benachrichtige betroffene Kunden gemäß dem Datenverarbeitungszusatz und geltendem Recht über Sicherheitsvorfälle.

• Führe eine Nachbesprechung des Vorfalls durch, einschließlich einer Ursachenanalyse, und wende die gewonnenen Erkenntnisse auf Notions Kontrollen und den Reaktionsplan an.

• Veröffentliche den Betriebsstatus des Dienstes und kommuniziere Verfügbarkeitsvorfälle.

• Betreibe ein Programm zur Offenlegung von Schwachstellen und triagiere sowie behebe gemeldete Schwachstellen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Melde vermutete Sicherheitsvorfälle, kompromittierte Konten, vermutete Schwachstellen und den Missbrauch des Dienstes umgehend über den entsprechenden Kanal an Notion.

• Erkenne und reagiere auf Vorfälle, die innerhalb deiner eigenen Workspaces und Konten auftreten – etwa kompromittierte Anmeldeinformationen, unangemessene Freigaben oder interner Missbrauch.

• Pflege deine eigenen Incident-Response-Vorkehrungen und lege fest, wer bei in Notion identifizierten Aktivitäten Maßnahmen ergreifen soll.

• Ergreife Eindämmungsmaßnahmen, die innerhalb des Produkts verfügbar sind – dazu zählen das Entfernen von Zugriffen, das Widerrufen von Sitzungen, das Zurücksetzen von Anmeldedaten, der Widerruf von Integrationstokens und das Zurückziehen veröffentlichter Kundendaten.

• Bewahre relevante Beweise auf, einschließlich des Exports von Audit-Log-Datensätzen, bevor diese den Aufbewahrungszeitraum verlassen.

• Bestimme, ob ein Vorfall eine Benachrichtigungspflicht gegenüber einer Aufsichtsbehörde, einem Kunden oder einer betroffenen Person auslöst, und erfülle diese Pflicht.

• Halte die Verwaltungs- und Sicherheitskontaktdaten auf dem neuesten Stand, damit Notions Benachrichtigungen die richtigen Personen erreichen.

• Melde vermutete Schwachstellen an Notion, anstatt sie auszunutzen oder öffentlich offenzulegen.

Festlegen, welche Partei was erkennt

Notion überwacht seine eigene Infrastruktur und erkennt Vorfälle, die den Dienst betreffen. Allerdings kann Notion nicht feststellen, ob eine ansonsten gültige Workspace-Aktion gemäß deinen internen Richtlinien autorisiert war. Du bist dafür verantwortlich, die Workspace-Aktivität zu überwachen und bei Missbrauch zu reagieren.

Dies umfasst Vorfälle wie die Veröffentlichung vertraulicher Kundendaten durch ein Mitglied, den Datenexport durch einen ausscheidenden Mitarbeiter oder den Missbrauch von Anmeldeinformationen durch ihren rechtmäßigen Inhaber. Die Erkennung und Reaktion auf diese Ereignisse hängt von deiner Überprüfung der Aktivitätsprotokolle und der dir zur Verfügung stehenden Kontrollen ab.

Notion unterhält ein Programm für Informationssicherheit und Datenschutz, das unabhängig geprüft wird, und stellt die daraus resultierende Dokumentation zur Verfügung. Du bestimmst, ob Notion für deine regulatorischen Verpflichtungen geeignet ist, und richtest es entsprechend ein.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Unterhalte unabhängig bewertete Sicherheits- und Datenschutzprogramme gemäß den geltenden Prüf- und Zertifizierungszyklen.

• Stelle Kunden und potenziellen Kunden Compliance-Dokumente – einschließlich Prüfberichten und Zertifizierungen – über das Notion Trust Center zur Verfügung.

Verantwortlichkeiten der Nutzer/-innen

• Bestimme, ob Notion für die Daten, die du speichern möchtest, und für die auf dich zutreffenden regulatorischen Verpflichtungen geeignet ist.

• Schließe die für diese Nutzung erforderlichen Vereinbarungen ab, einschließlich einer Datenverarbeitungsvereinbarung oder gegebenenfalls einer Geschäftspartnervereinbarung.

• Wende die von diesen Vereinbarungen geforderte Konfiguration an, einschließlich der Aktivierung aller compliance-spezifischen Einstellungen und der Sicherheitsfunktionen, von denen sie abhängt.

• Führe deine eigenen Bewertungen durch, einschließlich der Risikobewertung von Anbietern und der gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutz-Folgenabschätzung.

• Überprüfe Notions Zertifizierungen, Prüfberichte und die Liste der Auftragsverarbeiter als Teil deiner eigenen Absicherungs- und Änderungsmanagementprozesse.

• Erbringe deinen Nachweis gegenüber deinen Auditoren und Regulierungsbehörden, dass deine Konfiguration und Nutzung von Notion die jeweils geltenden Verpflichtungen erfüllt.

Zertifizierung abdecken

Nutze die unabhängigen Zertifizierungen und Prüfberichte Dritter von Notion, um die von Notion betriebenen Kontrollen abzudecken. Sie erstrecken sich nicht darauf, wie eine einzelne Organisation Notion konfiguriert oder nutzt.

Beachte: Ein Workspace, der regulierte Daten enthält, ist nicht allein dadurch konform, dass Notion eine Zertifizierung besitzt. Wenn eine Verpflichtung von der Konfiguration abhängt – etwa die Einschränkung des Teilens, die Durchsetzung von Single Sign-on, die Aufbewahrung von Prüfprotokollen oder die Begrenzung des Daten-Speicherorts – liegt die Erfüllung in deiner Verantwortung.

Lege die Bedingungen fest, unter denen der Dienst verwendet werden darf, und setze sie konsequent durch. Du bist verantwortlich für deine Nutzung von Notion und für die in deinen Workspaces gespeicherten Kundendaten.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Veröffentliche und pflege die Content & Use policy, die relevanten Terms und die zugehörigen Richtlinien.

• Stelle einen Mechanismus bereit, über den jeder, der eine öffentliche Notion-Seite aufruft, Kundendaten melden kann, die als unzulässig gelten.

• Untersuche Meldungen und entferne Kundendaten oder beschränke den Zugriff, wenn ein Verstoß festgestellt wird.

• Überprüfe zusätzliche Nutzungskategorien, die mit höheren Missbrauchsraten einhergehen, und setze den Zugriff aus oder beende ihn, wenn es nötig ist, um die Verfügbarkeit des Dienstes zu schützen.

Nutzerverantwortung

• Nutze Notion gemäß den Nutzungsbedingungen und der Content & Use Policy und sorge dafür, dass die Personen, die Notion in deinem Abo verwenden, dies ebenfalls tun.

• Stelle sicher, dass Kundendaten, die in Notion gespeichert, von dort geteilt oder darüber veröffentlicht werden, diesen Richtlinien und dem geltenden Recht entsprechen.

• Moderiere Kundendaten, die von anderen beigetragen wurden, wenn du nutzergenerierte Kundendaten über Notion verbreitest.

• Nutze Notion in seiner vorgesehenen Kapazität und versuche nicht, seine Sicherheitskontrollen zu umgehen, abzuschalten oder zu beeinträchtigen.

• Führe Sicherheitstests an Notion ausschließlich über das Schwachstellen-Offenlegungsprogramm von Notion und innerhalb dessen Bedingungen durch.

• Nutze Support- und Meldekanäle in gutem Glauben.