Configuración conforme a la HIPAA

Control de acceso

Implementar políticas y procedimientos técnicos en los sistemas de información electrónicos que contengan información médica protegida en formato electrónico, para así permitir el acceso solo a aquellas personas o programas de software que gocen de los correspondientes derechos de acceso.

El inicio de sesión único de SAML de Notion se basa en el estándar SAML 2.0 y conecta tu proveedor de identidades (IdP) con tus espacios de trabajo para ofrecer una experiencia de inicio de sesión más sencilla y segura. Notion admite configuraciones oficiales para el inicio de sesión único de SAML con: Azure, Google, Gusto, Okta, OneLogin y Rippling.

Para comenzar a utilizar el inicio de sesión único de SAML con Notion, deberás completar los siguientes pasos:

• Verificar los dominios:Para utilizar funciones de seguridad avanzadas, debes verificar la propiedad de tu dominio de correo electrónico. Se trata de un proceso automatizado que implica añadir un registro TXT al DNS del dominio para verificar que es de tu propiedad.

• Habilitar SSO de SAML:Esto activará la función y completará la configuración. Para obtener más información sobre cómo completar la configuración del inicio de sesión único de SAML, consulta este artículo.

• Cambiar el método de inicio de sesión predeterminado:Al activar el inicio de sesión único de SAML por primera vez, el método de inicio de sesión predeterminado es Cualquier método, lo que significa que los usuarios tendrán la opción de iniciar sesión a través de SAML o de su método de inicio de sesión habitual. Al seleccionar el valor Solo SSO de SAML, se aplica SAML como método de inicio de sesión en tu espacio de trabajo para los usuarios gestionados con correos electrónicos verificados de la empresa.

• Enlazar espacios de trabajo adicionales:Si tienes más de un espacio de trabajo que quieras configurar con el inicio de sesión único, puedes hacerlo si te pones en contacto con [email protected].

Una vez establecida la configuración correcta, cualquier miembro que inicie sesión en tus espacios de trabajo deberá utilizar el dominio verificado y autenticarse a través de tu proveedor de identidades. Los propietarios de espacios de trabajo con el plan Enterprise podrán evitar esta restricción y utilizar un método de inicio de sesión alternativo en caso de que se produzca un fallo del inicio de sesión único de SAML o del IdP.

Identificación de usuario exclusiva

Asignar un nombre o un número únicos para identificar y rastrear la identidad del usuario.

Notion dispone de una API SCIM que puede utilizarse para aprovisionar, gestionar y desaprovisionar miembros y grupos. Los propietarios de espacios de trabajo pueden encontrar la clave de API necesaria yendo a Configuración → Seguridad y SAML → Configuración de SCIM y haciendo clic para ver el token.

Consulta nuestra documentación de SCIM para obtener la información más reciente sobre cómo puedes interactuar con la API SCIM de Notion. Notion soporta aplicaciones SCIM oficiales de Google, Gusto, Okta, OneLogin y Rippling.

Procedimiento de acceso de emergencia

Establecer (e implementar según sea necesario) procedimientos para obtener la información médica electrónica protegida necesaria durante una emergencia.

La búsqueda de contenido proporciona a los propietarios del espacio de trabajo Enterprise visibilidad del contenido del espacio de trabajo para mejorar la gobernanza y resolver problemas de acceso a las páginas. La búsqueda de contenido te permite:

• Ver quién tiene acceso a una página
• Modificar los permisos de una página
• Descubrir y reasignar páginas abandonadas de antiguos empleados

Puedes exportar una página, una base de datos o un espacio de trabajo entero de Notion en cualquier momento.

Para Notion Mail y Notion Calendar, habilita el cumplimiento de la ley HIPAA con Google Workspace.

Cierre de sesión automático

Implementar procedimientos electrónicos que pongan fin a una sesión electrónica después de un tiempo predeterminado de inactividad.

Establecer duración de sesión personalizada: Para los usuarios gestionados en el plan Enterprise, Notion tiene una duración de sesión predeterminada de 180 días. Sin embargo, los propietarios pueden personalizar la duración de su sesión desde 1 hora hasta 180 días.

Forzar cierre de sesión de usuarios gestionados: Fuerza el cierre de sesión para un usuario individual o para todos los usuarios del espacio de trabajo a la vez.

Forzar restablecimiento de contraseña: Fuerza el restablecimiento de contraseña para un usuario individual o para todos los usuarios del espacio de trabajo a la vez.

Si desaprovisionas a un usuario a través de SCIM, será eliminado del espacio de trabajo y su sesión se cerrará.

Controles de auditoría

Implementar hardware, software o mecanismos procedimentales que registren y examinen la actividad en sistemas de información que contengan o utilicen información médica electrónica protegida.

Los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise tienen acceso a un registro de auditoría en Configuración. Esto brinda una descripción general de una amplia gama de eventos que se han producido en el espacio de trabajo.

Esto puede resultar especialmente útil para identificar posibles problemas de seguridad, investigar comportamientos sospechosos y solucionar problemas de acceso. El registro de auditoría del espacio de trabajo se puede exportar en formato CSV.

Los clientes Enterprise también pueden utilizar nuestras conexiones de socios para la prevención de pérdida de datos (DLP, por sus siglas en inglés) para descubrir, clasificar y proteger datos confidenciales en Notion.

Para Notion Mail y Notion Calendar, habilita el cumplimiento de la ley HIPAA con Google Workspace.

Controles de integridad

Implementa políticas y procedimientos para proteger la información de salud protegida electrónicamente contra alteraciones o destrucciones indebidas.

Implementa mecanismos electrónicos para corroborar que la información médica electrónica protegida no se haya alterado o destruido sin autorización.

Implementa medidas de seguridad para garantizar que la información de salud protegida electrónicamente transmitida no se modifique indebidamente sin ser detectada hasta que se elimine.

Desactivar la función de compartir páginas públicamente: Esto desactivará la opción Compartir en la web del menú Compartir en todas las páginas de este espacio de trabajo.

Desactivar invitados: Esto impide que cualquier persona invite a personas ajenas al espacio de trabajo a cualquier página. No necesitas usar este control si deseas invitar a invitados según sea necesario, pero ten en cuenta que Notion no debe utilizarse para comunicarse con pacientes, miembros del plan, ni sus familias o empleadores. Si necesitas habilitar invitados, recomendamos activar las solicitudes de invitados. Esto implementa un proceso de aprobación para que puedas tener invitados en tu espacio de trabajo mientras garantizas el cumplimiento de la HIPAA.

Desactivar la función de mover o duplicar páginas a otros espacios de trabajo: Esto impide que cualquier persona mueva o duplique páginas a otros espacios de trabajo mediante la acción Mover a o Duplicar.

Desactivar la función de exportar: Esto impide que cualquier persona exporte en formato Markdown, CSV o PDF.

Desactivar la creación de espacios de trabajo: Esto impide que cualquier persona cree nuevos espacios de trabajo sin aprobación.

Desactivar o añadir a la lista de permitidos extensiones de terceros: Esto impide que alguien añada extensiones de terceros no aprobadas a tu espacio de trabajo de Notion.

Desactivar el acceso a espacios de trabajo externos: Esto evita que los usuarios gestionados se unan o accedan a espacios de trabajo externos fuera de tu organización.

Para Notion Mail y Notion Calendar, habilita el cumplimiento de la ley HIPAA con Google Workspace.

Autenticación de personas o entidades

Implementar procedimientos para verificar que una persona o entidad que pretende acceder a información médica electrónica protegida es quien dice ser.

Desactivar los cambios de perfil: Esto evita que los usuarios gestionados cambien su propia información de perfil para evitar suplantaciones.

Gestión de dominios: Por dominio se entiende el dominio de la dirección de correo electrónico asociada a una cuenta de Notion. La verificación de dominio permite a los propietarios de un espacio de trabajo reclamar la propiedad de un dominio, lo que desbloqueará la configuración de gestión de dominios.

Desactivar invitados: Esto impide que cualquier persona invite a personas ajenas al espacio de trabajo a cualquier página. No hace falta usar este control si deseas invitar invitados según lo necesites, pero ten en cuenta que Notion no debe utilizarse para comunicarte con pacientes, miembros de plan ni con sus familias o empleadores. Si necesitas habilitar invitados, te recomendamos activar solicitudes de invitados. Esto implementa un proceso de aprobación para que puedas tener invitados en tu espacio de trabajo garantizando el cumplimiento de la normativa HIPAA.

Suspender o eliminar una cuenta de usuario gestionado: Suspende o elimina cuentas de usuarios gestionados desde el panel de control de gestión de usuarios.

Desactivar la eliminación de cuentas de usuarios gestionados: Impedir que los usuarios gestionados eliminen sus cuentas por sí mismos.

Retención y eliminación de datos

Implementar políticas y procedimientos para abordar la eliminación final de la IMP electrónica, así como el hardware o los medios de soporte electrónicos en los que se almacena.

Los ajustes personalizados de retención de datos permiten a los propietarios de espacios de trabajo en planes Enterprise tener el control sobre cuándo se eliminan de la Papelera las páginas de los usuarios y durante cuánto tiempo pueden retenerse después.

Guardamos copias de seguridad de nuestra base de datos, y eso nos permite restaurar una instantánea de tu contenido en los últimos 30 días en caso de que lo necesites.

Para Notion Mail y Notion Calendar, habilita el cumplimiento de la ley HIPAA con Google Workspace.

Seguridad de las transmisiones

Implementa medidas técnicas de seguridad frente al
acceso no autorizado a la información médica electrónica protegida que se transmite a través de una red de comunicaciones electrónicas.

Implementa un mecanismo para cifrar la información médica electrónica protegida cuando se considere apropiado.

Cifrado en reposo: Los datos del cliente se cifran en reposo mediante AES-256. Los datos del cliente se cifran cuando están en las redes internas de Notion, en reposo en el almacenamiento en la nube, las tablas de bases de datos y las copias de seguridad.

Cifrado en tránsito: Los datos enviados en tránsito se cifran mediante TLS 1.2 o superior.